Apuntes sobre programación y logística de eventos


 

En el 2016, se realizó la primera edición del Diplomado de Antiproducción de NODO, plataforma de música que investiga, propone y gestiona en torno al desarrollo del circuito local en un contexto global y que suele colaborar con Nrmal, al realizar su foro anual justo unos días antes del festival.

Para documentar el Diplomado, se realizaron Bitácoras, relatorías que nos llevan al universo de la gestión de eventos. A continuación, te compartimos algunos apuntes de la sesión de programación y logística de eventos. Para leer más Bitácoras, entra a nodo.tv

¿Quieres hacer un festival y no sabes a quién invitar? 

Alfonso Muriedas, nos recomienda realizar una lista del talento que deseamos  sean parte del evento, sin perder de vista que llevará una ardua tarea de negociación. Las agencias de booking saben cuando están hablando con productores experimentados o con novatos. Es importante situarnos en nuestro contexto y comenzar a trabajar con bandas o talento en general adecuado para nuestro concepto y posibilidades de gestión, honorarios y producción. La experiencia lo es todo cuando se trata cerrar buenos tratos con artistas nacionales e internacionales, por lo no se recomienda saltarnos pasos en el proceso de aprendizaje. No debemos olvidar que las buenas impresiones comienzan desde que redactamos un correo de contacto, y que no importa el “tamaño” del artista que queremos contactar, procurar siempre ser lo más profesionales posible es indispensable.

Cuando estamos empezando, ¿qué nos hace profesionales si no contamos con experiencia?

La forma en la que comunicamos nuestros procesos internos marca la diferencia.  Siempre informar lo que está sucediendo. Contestar correos en tiempo y forma y estar ahí para lo que se necesite. Eso hace la diferencia entre promotores.

Otro punto importante es respetar presupuestos asignados. Aún cuando se tenga experiencia  en booking, si no contamos con los recursos necesarios, será muy difícil lograr nuestro objetivo. Por último, el factor tiempo es igual de importante que los puntos anteriores. Las negociaciones suelen tardar más de un mes y si no tenemos eso en mente, puede desfasar el desarrollo del evento.

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GRIMES en NRMAL 2013. Foto: Vice

El orden de los factores si altera el producto

Hablar de talento internacional es hablar de conversiones. Desde que hacemos nuestra parrilla de presupuesto, se recomienda contemplar tasas de cambio, para faciliar negociaciones y el pago al talento. Este se puede generar realizando  un anticipo y después una liquidación o con sólo pago en efectivo, siempre que no pase de los 10,000 dólares.  Aprender a distribuir el dinero y saber en qué momento pagar es todo un arte. Por ello, no olvides contar con un buen administrador en tu team o desarrollar esa cualidad (puede que la primera opción sea más fácil).  No lo olvides, liquidez es poder. 

 ¿Por qué los programadores de festivales ponen a tus bandas favoritas a la misma hora?

No, no te odian. Al contrario. Es una táctica muy  marketing driven que ayuda a definir quién es más competitivo en el mercado. Sin embargo, en el caso de los eventos donde el concepto es el rey, la programación es lo que motivará a sus asistentes a moverse y fluir dentro del espacio del evento. Podemos poner como ejemplo al Festival Nrmal. Aunque existan tres escenarios (dos de ellos juntos) los horarios van a llevar a los asistentes a vivir la experiencia de una manera completamente distinta a otro festival, aunque éste último contara con el mismo talento. No olvides que el público no está obligado a ver a todas las propuestas, por muy buenas que sean. Piensa en darles un espacio para que puedan relajarse, platicar, comer y convivir dentro del lugar. Pero sobre todo, ponle mucha atención a la programación, porque el orden sí va alterar el resultado. Eso tenlo por seguro.

Sobre logística y pre-producción

En el momento en que estamos contactanto a bandas y talento para un festival, comienza también el trabajo de pre-preoducción. Mónica Saldaña, directora  de operaciones de Nrmal nos hablo al respecto. Con el paso de los años ha logrado establecer una metodología eficaz para la demanda de un evento. Saldaña siempre cuenta con archivos en Google Drive que comparte con el equipo de logística en donde se explica cuáles son los talentos, de dónde vienen, cuántos boletos de avión utilizará, cantidad de equipaje e incluso la información de los hoteles en donde se hospedarán. Es importante solicitar al talento contratos, riders, pasaportes, material de prensa y demás en el momento que confirmen, con la intención de que ninguno de estos documentos tan importantes nos puedan hacer falta en el futuro, en donde ya no contaremos con la atención de las agencias.

Otra práctica de Saldaña que podemos aprender, es enviar a todos los talentos un Manual de Producción General, en dónde se explica a detalle toda la logística del evento, con todas las indicaciones necesarias para antes, durante y después del evento.

Aprender a decir no

Por último, otro de los puntos claves para ser buenos productores es reconocer lo que sí y lo que no puedes ofrecer a tu talento. Por ello, dedica tiempo a leer las necesidades y requerimientos en sus contratos y no temas en preguntar o negociar condiciones. Deja todo claro desde el principio para que posteriormente no existan confusiones y todos los involocrados tengan una buena experiencia al trabajar con tu equipo.

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